Exonération de frais professionnels

Exonération de frais professionnels

Les remboursements et allocations pour frais dont bénéficie le salarié sont, sous certaines conditions, exonérés d’impôt sur le revenu. Il convient cependant de distinguer les salariés non dirigeants et les dirigeants.

Non-dirigeants.

Pour être exonérés les remboursements de frais réels ou les allocations ou indemnités forfaitaires pour frais professionnels doivent simultanément :

- correspondre à des dépenses strictement inhérentes à la fonction ou à l’emploi ; la prise en charge par l’employeur de dépenses personnelles constitue un avantage en nature ou en espèces imposable ;

- correspondre à des dépenses professionnelles spéciales, ce qui exclut les dépenses courantes couvertes par la déduction forfaitaire de 10% (voir ci-dessus : frais de trajet domicile-travail, de repas...) ; ces dépenses spéciales s’entendent de celles qui, occasionnées par l’activité, sont exposées par le salarié dans l’intérêt de l’entreprise (déplacements, réceptions, cadeaux...) ;

- correspondre à des dépenses réelles ;

- être utilisés conformément à leur objet, ce qui implique pour l’intéressé de pouvoir justifier, par tous moyens, du caractère professionnel et de l’emploi des remboursements ou indemnités. S’agissant des remboursements de frais de déplacements professionnels ou de l’allocation en nature que représente l’usage du véhicule mis à la disposition du salarié, ils ne sont exonérés que si l’entreprise prend en charge le coût des déplacements professionnels de l’ensemble des salaries, dirigeants et non dirigeants.

Dirigeants.

Les conditions sont identiques à celles énumérées ci-dessus, à l’exception toutefois des allocations ou des indemnités forfaitaires qui, pour les dirigeants, sont toujours imposables, quel que soit leur objet. Les dirigeants s’entendent ici des dirigeants de droit et des salariés qui, en raison du niveau de leur rémunération, sont considérés comme des dirigeants de fait ; il s’agit donc :

- dans les SA. : du président du conseil d’administration, du directeur général, de l’administrateur provisoirement délégué, de tout administrateur chargé de fonctions spéciales (directeur du service comptable, directeur commercial, etc.),des membres du directoire ;

- dans les S.A.R.L. : des gérants non majoritaires ;

- dans les autres sociétés, personnes morales ou établissements passibles de l’IS. : de tous les dirigeants qui sont soumis au régime fiscal des salariés ;

- dans toute entreprise : des salariés dont la rémunération totale excède la plus faible des rémunérations allouées aux dirigeants de cette entreprise.

La circonstance que les remboursements de frais de déplacement soient déterminés par référence au barème kilométrique publié tous les ans par l’administration ne confère pas à ces remboursements un caractère forfaitaire, s’il est justifié du kilométrage parcouru à titre professionnel.
Situation de l’employeur.

Qu’ils soient ou non imposables entre les mains du salarié, les remboursements et allocations pour frais sont déductibles du résultat imposable de l’employeur, dans la mesure où ils remplissent les conditions prévues pour les charges déductibles (plus spécialement pour les rémunérations exagérées et les dépenses somptuaires) et où, le cas échéant, ils figurent sur le relevé des frais généraux. S’ils sont imposables au nom du salarié, les remboursements et allocations constituent un complément de rémunération et sont donc soumis, comme la rémunération proprement dite, aux taxes et participations sur les salaires.

Exception : règle du non-cumul

Cette règle fait obstacle à la déduction des allocations forfaitaires que les sociétés, passibles ou non de l’I.S., attribuent à leurs dirigeants pour frais de représentation et de déplacement lorsque parmi ces charges figurent déjà des frais habituels de cette nature remboursés aux intéressés. Elle n’est donc pas applicable aux frais de déplacement ou de mission présentant un caractère inhabituel (frais de voyage à l’étranger par exemple) et aux frais incombant normalement à l’entreprise.
En fait, la règle du non-cumul a perdu pratiquement tout intérêt depuis que la plupart des dirigeants ou cadres concernés sont soumis à l’I.R. à raison des allocations forfaitaires qu’ils perçoivent.

 

Exonération de frais professionnels

Les remboursements et allocations pour frais dont bénéficie le salarié sont, sous certaines conditions, exonérés d'impôt sur le revenu. Il convient cependant de distinguer les salariés non dirigeants et les dirigeants.

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